Struktur, kultur och ledarskap för en trygg och effektiv organisation

Via Googles forskning och Projekt Aristoteles framgår att psykologisk trygghet är en av de viktigaste faktorerna för att skapa effektiva team. När vi känner trygghet och tillit så håller vi varandra ansvariga och kan tala uppriktigt med varandra om problem samtidigt som vi hjälper och ber om hjälp. Det är i ett sådant klimat som både prestationer och innovationer utvecklas positivt.

På tjänstebolaget SSG Standard Solutions Group i Sundsvall med ett 80-tal anställda har man arbetat långsiktigt med att utveckla ett ledarskap och klimat där medarbetare kan samarbeta och lösa konflikter utan oro och rädsla för förödmjukelse.

– Sedan vi började vår resa har vi stärkt både tilliten och transparensen i organisationen, säger Mats Jakobsson som är VD på SSG. När människor känner att det inte finns någon dold agenda och börjar lita på varandra frigörs en väldig kraft i organisationen. Arbetet med den interna kulturen stödjer därmed affärsmålen på ett avgörande sätt.

Självledarskap växer fram

– För att företaget ska växa, utvecklas och må bra krävs arbete med både struktur, kultur och ledarskap. Att utveckla en stödjande struktur med olika typer av planer och processer har varit centralt för oss. Utifrån planer och processer kan en kultur av självledarskap växa fram, berättar Malin Lundgren som är HR-chef i SSG. Det är ett ledarskap där ledningen har börjat med sig själv och sin egen utveckling för att skapa förutsättningar för en kultur med ökad öppenhet och bättre samarbetsklimat.

– Ledarskapet hos oss handlar om möjligheten att som chef agera förebild och skapa goda förutsättningar för organisationen att kunna ta ansvar och utöva självledarskap fortsätter Malin.

Under resans gång har SSG använt sig av Agerus-metoden och tankarna om en hållbar prestationskultur.

– Med Agerus fick vi en forskningsbaserad metod för att kontinuerligt utveckla förutsättningarna för att prestera bra på grupp- och individnivå, säger Malin Lundgren.

Integrerade insatser

Utöver samarbetet med Agerus har man på SSG också haft hjälp av Masarin Consulting i Sundsvall för att utveckla kulturen, strukturen och ledarskapet. Agerus fokus på ett tydligt uppdrag och att säkra rätt förutsättningar för att lyckas har då integrerats med den kunskap som finns på Masarin kring utveckling av människor och verksamheter.

– Ofta förbättrar man processerna för sig och människorna för sig, säger Peter Axelsson som är seniorkonsult och partner i Masarin. Men när vi gör det integrerat får vi större genomslag. Och när hela organisationen är med så får vi mycket större effekter i både organisation och verksamhet.

Peter Axelsson konstaterar att verksamheten i många organisationer idag är väldigt komplexa och blir mer och mer sammanvävda. En arbetsdag kräver samarbete med många andra människor, både inom och utom den egna organisationen.

– Det är i samarbetet med andra som vi ser de stora möjligheterna till effektivitet och utveckling, säger han. Effektvinsterna av fördjupat samarbete från min egen erfarenhet är minst en faktor 1:10. Vi kan alltså uppnå dramatiska förbättringar när vi utvecklar samarbetsförmågan och minskar konfliktenergin i organisationer.

Psykologisk trygghet

– För att lyckas med det arbetar vi med att skapa tillit i gruppen genom upplevelsebaserat arbete och öppna samtal, fortsätter Peter Axelsson. Den här tilliten, den psykologiska tryggheten, är nödvändig för att göra det arbete som krävs för att utveckla kulturen och samarbetet till medel för att nå resultat. Jämför det med beteendet när vi är osäkra. Då accepterar vi ofta brister i leveranser, har svårt att fatta och följa beslut, sopar konflikter under mattan och pratar med andra i stället för den det berör.

Malin Lundgren exemplifierar det hela med hur arbetet i ledningsgruppen numera bedrivs på SSG:

– Vi har lagt mycket tid på att lära känna oss själva och varandra. Över tid har vi lärt hur viktigt det är med goda relationer och förmåga till samarbete mellan oss i ledningen för att tillsammans klara av de utmaningar vi möter. Nu när vi står på samma plattform vågar vi utmana varandra på ett helt annat sätt vilket ger en helt annan nivå i både diskussion och beslut.

Öppenhet, egna val och självkännedom

Peter Axelsson berättar att man arbetat med tre områden som grundbultar i en kultur för psykologisk trygghet.

– Det första är öppenhet för att kunna prata om våra relationer och vårt samarbete i både motgång och medgång. Det andra är ansvar och egna val för att deltagarna ska förstå att samarbete inte uppstår för att någon annan tar ledningen och att konflikter inte uppstår för att någon annan inte sköter sig. För det tredje arbetar vi med att utveckla självkännedomen hos både chefer och medarbetare.

Peter vill betona betydelsen av god självkännedom:

– Det första är öppenhet för att kunna prata om våra relationer och vårt samarbete i både motgång och medgång. Det andra är ansvar och egna val för att deltagarna ska förstå att samarbete inte uppstår för att någon annan tar ledningen och att konflikter inte uppstår för att någon annan inte sköter sig. För det tredje arbetar vi med att utveckla självkännedomen hos både chefer och medarbetare.

Malins lärdomar

Vad har man då lärt på SSG när det gäller psykologisk trygghet kopplat till effektiva team och verksamhetsutveckling?

– Min första lärdom är att det tar tid att bygga tillit så jobba långsiktigt, säger Malin Lundgren. Man måste också vara modig, våga ta obekväma beslut när gamla arbetssätt ska förändras och vara beredd på att det blir sämre innan det blir bättre. Tillvaron förändras hela tiden så det är bättre att vara följsam och laga efter läge i den här typen av förändringsprocesser.