Case
Akademiska Hus: Tydliga uppdrag och rätt förutsättningar – basen i förändringsarbetet och verksamhetsplaneringen
– Agerus har för oss varit ett verktyg för att få ut en hel organisationsförändring när vi gått från att vara fem olika, helt autonoma bolag till att bli ett företag. Alla var väldigt förvirrade i början: vem ska göra vad och hur ska man göra saker? I det läget behövde vi en metod där Agerus blev ramverket för att få medarbetarna att jobba i rätt riktning.
Det berättar Marie Hallander Larsson som är HR-direktör i Akademiska Hus. Hon har ett tydligt uppdrag och fokus på affärerna.
Tydlig affärskoppling
– När jag började i företaget var mitt uppdrag att få den nya organisationen att fungera. I det har jag ett tydligt mandat och bara ett nyckeltal som jag fokuserar på. Det är vårt Akademiska Hus Performance Index. Det berättar för styrelsen om medarbetarna i verksamheten kan göra ett bra jobb som bidrar till målen i verksamhetsplanen. Det ger en väldigt tydlig koppling till vår affär.
Marie fortsätter med en kort sammanfattning av Agerus-metoden:
– Det handlar om att tydliggöra uppdraget och skapa rätt förutsättningar för att kunna göra ett bra jobb. Hos oss har vi valt att kalla det för uppdragsdialogen. I det verktyget har cheferna en stor frihet i hur de gör saker, men de måste alla formulera sina och medarbetarnas uppdrag.
– Vi har också kunnat använda strukturen i Agerus-metoden som en del i vår verksamhetsplanering vilket innebär att vi numera har en genuin dialog i chefsgrupperna om vår inriktning och strategi som de sedan kan ta med hem till sina egna grupper för en fortsatt dialog om gruppens uppdrag och förutsättningar. På så sätt får vi allt att hänga ihop från styrelsen, ledningsgruppen och ända ut till våra duktiga medarbetare. Det är en jätteskillnad mot det arbetssätt som tidigare fanns där verksamhetsplanen bara reviderades på pappret från år till år.
– Vi tog också bort medarbetarundersökningen som inte tillförde mycket värde. Att bara en dag om året få säga vad man tycker och då dessutom anonymt var inte det sätt vi ville utveckla verksamheten på.
Dialog i stället för processer
Dialogen är central i Agerus-metoden och för hur Akademiska Hus numera jobbar.
– Hela vårt sätt att jobba blir enklare för att allt hänger ihop, men det ställer krav på att kunna föra en dialog, berättar Marie. När vi gör det löpande behöver vi inte ha komplicerade processer och långa checklistor. Vi har t ex tagit bort de traditionella utvecklingssamtalen. Vi har ju jobbat med sådana saker i mer i 50 år utan att ha lyckats förändra särskilt mycket mer än innehållet i checklistorna. Vi måste göra något annorlunda och bygga tillit till cheferna att de faktiskt kan föra bra samtal och är intresserade av att ha medarbetare som kan göra sitt jobb.
– Vi tog också bort medarbetarundersökningen som inte tillförde mycket värde. Att bara en dag om året få säga vad man tycker och då dessutom anonymt var inte det sätt vi ville utveckla verksamheten på.
Numera hänger verksamhetssystemen ihop i Akademiska Hus och man funderar över hur uppdragsdialogen kan överföras till hur man jobbar med kunderna.
Uppdragsdialog med kunderna
– En bra kunddialog handlar om att ha gemensamma förväntningar på varandra som vi vill fånga i ett samtal om det som ska göras, och sedan gemensamt se till att förutsättningarna finns där för att lyckas med leveransen. Och tänk om vi får ett system som fungerar likadant internt som externt – det vore fantastiskt! Alldeles för ofta har vi för många system igång samtidigt som folk ska försöka förstå och förhålla sig till.
Omställningen från flera bolag till ett sätt att arbeta har innehållit många utmaningar.
– Vi har valt att göra förändringarna successivt. Vi är ofta alldeles för snabba på att introducera en massa olika system och processer. Verksamheten hade inte orkat att göra allt på samma gång. På samma sätt har vi börjat med de chefer som har visat ett intresse. Det har skapat ett sug och nyfikenhet hos andra. Med Agerus har vi över tiden fått samma system och samma grundtänk i hela verksamheten.
Chefernas roll
Cheferna har varit centrala i den förvandling som gjorts och behövt få rätt förutsättningar för att lyckas.
– Vi har valt att vara pragmatiska och inte ha en massa exakta mallar och checklistor för cheferna, berättar Marie. Det viktigaste har varit att det finns dialoger om vad medarbetarna ska göra och att de har rätt förutsättningar. Men vi har förstås förberett cheferna för detta och de får varje år obligatorisk utbildning främst med inriktning på kommunikation och förändringsledning. Cheferna har också tillsammans med sina arbetsgrupper fått utbildning i själva Agerus-metoden. Våra chefer har fri tillgång till verktyget i sin egen verksamhetsutveckling och kan göra hur många mätningar de vill, och välja att följa upp på specifika frågor om allt från förutsättningarna till hur väl de mänskliga basbehoven är tillgodosedda.
Uppdragsdialogen har också varit en viktig pusselbit att lösa kompetensfrågorna inom Akademiska Hus.
Tydliga uppdrag blir rätt kompetens
– Jag tycker mycket av diskussionen om bristande kompetens inte handlar om något annat än att vi har varit dåliga på att formulera uppdraget och sedan inte kunnat säkra rätt kompetens. Vi är ett land med drygt 10 miljoner människor. Det finns ingen kompetensbrist i en så stor grupp. Det handlar snarare om att tydliggöra vad som ska göras och säkra att medarbetarna kan utveckla sin kompetens för att klara av det. Företagen är ansvariga för att skapa förutsättningar för sina medarbetare att utvecklas i takt med behoven.
Marie avslutar med några ord om engagemang.
– Ett viktigt mål för oss är att ha medarbetare som är engagerade i sitt jobb. Dit når vi genom att ge människor rätt förutsättningar. Det är också stommen i Agerus-metoden. I grunden finns en stark tilltro till att människor kan tänka själva och att de allra flesta verkligen vill göra ett bra jobb.