Bulletin
3 tips inför medarbetarundersökning och hur man undviker dem vanligaste felen
Varje år genomför företag och organisationer medarbetarundersökningar för hundratals miljoner kronor i direkta kostnader och nedlagd tid. Trots alla goda föresatser varierar resultatet och processen kan till och med leda till irritation och missnöje hos både chefer och medarbetare, här kommer därför tre tips inför nästa medarbetarundersökning.
Tips inför medarbetarundersökning nummer 1. Ge undersökningen ett klart syfte och tydligt ägarskap
Ofta har medarbetarundersökningen utvecklats under många år och olika personer har satt sin stämpel på den. Det kan vara ledningens önskan att veta hur väl olika interna projekt har tagits emot av organisationen. Kanske HR som behöver veta hur arbetsmiljön är eller förekomsten av olika hälso- eller ohälsoindikatorer.
Det är chefers önskan att få feedback på sitt ledarskap och det är medarbetarnas behov att få uttrycka sina åsikter om sin arbetssituation och sin arbetsgivare.
Allt detta är legitima behov men sammanblandningen av flera delar gör att syftet och ägarskapet blir diffust. Inte minst gäller det hur och av vem resultatet av mätningen ska hanteras.
Vissa delar måste hanteras av ledningen, andra delar av HR, andra gemensamt av chefer och medarbetare etc. Risken blir att ingen känner ett fullt ägarskap och ingen känner på allvar ett ansvar för att åtgärda det som undersökningens resultat pekar på.
För att avhjälpa detta föreslår vi att man delar upp frågeställningarna i flera olika mätningar med ett tydligt syfte och ägarskap för varje del. Med dagens moderna verktyg är det lätt för t.ex. chefer att initiera och genomföra de mätningar där de själva ansvarar för att hantera resultatet.
Även om det på detta sätt blir flera olika mätningar, blir de mindre omfattande och upplevs inte så betungande att svara på och att hantera.
Chefer och medarbetare vill naturligtvis fokusera på sina konkreta uppgifter och lägga så lite tid som möjligt på allt annat. Därför behöver medarbetarundersökningen kännas relevant för det vardagliga arbetet, annars görs efterarbetet bara för att man måste, inte för att det bidrar till utveckling.
Tips inför medarbetarundersökning nummer 2. Gör undersökningen relevant för chefer och medarbetare
För att mätningen ska upplevas vara till nytta av chefer och medarbetare måste frågeställningarna vara kopplade till gruppens konkreta arbetsuppgifter och mål samt de förutsättningar som krävs för att klara av dessa uppgifter och mål.
När undersökningen på detta sätt blir verksamhetsnära och hjälper chefer och medarbetare att hitta det som behöver förbättras i vardagen, då blir också arbetet med mätresultatet meningsfullt. Då stjäl inte undersökningen tid och resurser från arbetsgruppen utan tvärtom, bidrar till gruppens prestation och effektivitet.
Tips inför medarbetarundersökning nummer 3. Ge undersökningen prioritet
Ibland har det gått så långt att medarbetarundersökningen har blivit något som görs för sakens skull och ingen lägger särskilt stor vikt den. Detta visar sig bland annat genom att svarsfrekvensen är låg. Medarbetarna inser att ingen riktigt bryr sig om resultatet så varför ens besvära sig med att svara? Detta är en högst rationell reaktion.
I en sådan situation måste man fråga sig varför undersökningen över huvud taget görs och ta sig en rejäl funderare på hur undersökningen är upplagd. Gå tillbaka till punkt 1 och 2 ovan alltså.
Men även en väl planerad mätning kan vara bortkastad om den inte ges rätt prioritet. I en löpande verksamhet som ska skötas på bästa sätt kan det absolut vara en utmaning att hitta tid för utvecklingsarbetet som följer på en medarbetarundersökning.
För att lyckas krävs att man förändrar framförallt chefernas inställning, att de förstår att utveckling av verksamheten måste vara en integrerad del i det vardagliga arbetet och inte något extraordinärt vi jobbar med en eller två gånger om året. Undersökningen ska vara en hjälp att komma vidare i det löpande utvecklingsarbetet.
Här har också högsta ledningen ett ansvar att tydligt kommunicera att denna aktivitet är viktig och ska ges prioritet, att chefer och medarbetare förväntas lägga nödvändig tid på att analysera resultatet och – framförallt – åtgärda det som resultatet visar behöver åtgärdas.
De bör också visa ledarskap genom att själva genomföra ett antal nödvändiga åtgärder på övergripande nivå och säkerställa att chefsnivån ett steg ner också genomför ett antal relevanta åtgärder med anledning av resultatet.
Sammanfattningsvis: När medarbetarundersökningen har ett tydligt syfte och ägarskap samt handlar om det som är viktigt i vardagen, arbetsuppdraget och förutsättningarna för att klara av det, kommer medarbetare och chefer att uppleva mätningen som meningsfull och vilja jobba med resultatet.
Om dessutom ledningen själva är engagerade och i handling visar att detta är en viktig aktivitet, då är förutsättningarna för ett lyckat resultat mycket goda.
Lycka till med nästa medarbetarundersökning!