Uppdrag, förutsättningar och medarbetarskap i Helsingborgs stad

I Helsingborgs stad har man sedan början av 2021 jobbat tillsammans med Agerus för att medarbetarna ska hitta den rätta balansen mellan sina uppdrag och rätt förutsättningar för att lyckas med det. I verksamheten finns mer än 10 000 medarbetare och knappa 500 chefer som numera är involverade i dialoger kring de här sakerna. I den här Bulletin samtalar Per Zetterquist, senior advisor på Agerus med Åsa Rimmenstedt, HR-processutvecklare i Helsingborg om varför man valde att jobba med Agerus-metoden och hur den bidrar till att skapa tydliga uppdrag, säkra rätt förutsättningar och utveckla medarbetarskapet i organisationen.

Varför valde ni Agerus att arbeta med Agerus?

– Hos Agerus fanns väldigt mycket som passade oss tyckte vi när vi började omvärldsbevaka. I staden talar vi om innovation, vikten av mod och vi har infört tillitsbaserad styrning. Allt det här tangerar hur viktigt det är med tydligt uppdrag. Vi tyckte också att metoden samspelade med vår syn på medarbetarskap. När vi sedan tittade på det systemmässiga fastande vi för att lösningen är digital, enkel och användarvänlig.
– När vi stämde av med förvaltningarna ville man att vi skulle hitta en lösning som var snabbt och flexibelt. Dessutom ville vi att det skulle vara verksamhetsnära och skapa engagemang i verksamheten. Och när det kommer till vad den nya lösningen skulle mäta så var det precis detsamma som Agerus-metoden och den bakomliggande forskningen handlar om – att hitta balansen mellan uppdraget och förutsättningarna.

– Vi vill att vårt verktyg ska engagera medarbetarna. Tidigare hade vi en mer traditionell mätning och man fick vänta väldigt länge på resultatet och såg då bara gruppens resultat. Det var ju inte alltid man kände igen sig samtidigt som det är väldigt viktigt för engagemanget och det egna ansvarstagandet att varje medarbetare kan ta del av sitt eget resultat.

Åsa Rimmenstedt, HR-processutvecklare i Helsingborg

Varför är det viktigt att ge rätt förutsättningar?

– I våra styrdokument talar vi om vad medarbetarna ska göra för oss. Vi har en medarbetarpolicy som säger att de ska ta ansvar, skapa värde och samarbeta. Vi vet alltså vad vi vill ha av medarbetarna och då måste vi också skapa bra förutsättningar för det.

Hur har verksamheten tagit emot att jobba enligt Agerus-metoden?

– Cheferna tycker generellt konceptet, frågeställningarna och de områden som täcks in är bra. Man tycker också att det är enkelt att jobba med. Enkelheten kan summeras med att vi har haft väldigt få tekniska frågor.

Hur har medarbetarna tagit emot metoden? 

– Vi vill att vårt verktyg ska engagera medarbetarna. Tidigare hade vi en mer traditionell mätning och man fick vänta väldigt länge på resultatet och såg då bara gruppens resultat. Det var ju inte alltid man kände igen sig samtidigt som det är väldigt viktigt för engagemanget och det egna ansvarstagandet att varje medarbetare kan ta del av sitt eget resultat.

Ni har valt att medarbetarna ska kunna se sin egen mätning i systemet. Varför då?

– Vi har stora skillnader i våra verksamheter hur man kan samlas därför var det jätteviktigt att alla skulle kunna se sitt eget resultat i relation till gruppens. Det ger en väldigt intressant bild. Jag tycker kanske inte att det är så bra, men resten av gruppen har svarat annorlunda. Vår förhoppning är att detta ska väcka tankar och funderingar hos medarbetarna. Det är också så vi bygger vårt medarbetarskap som vi har mycket annat material kring. Det är också något vi kommunicerat vid introduktionen av Agerus-metoden: det börjar med dig och dina egna reflektioner och sedan följer bildbytena och dialogerna i grupperna där man ska kunna se den röda tråden hur det egna arbetet jackar in i något större och vår vision.

Ni har också introducerat möjligheten att göra pulsmätningar. Berätta lite mer om det.

– Snabbt, flexibelt och verksamhetsnära är viktigt för oss och alla våra chefer har möjlighet att göra egna pulsmätningar. Och även då har vi stort fokus på att det ska vara enkelt. De kan använda basfrågorna kopplade till metoden, men även välja att skapa egna frågor. Enkelheten med pulsmätningarna har både vi och cheferna verkligen uppskattat.

Ni har ett väldigt brett verksamhetsfält i staden. Hur jobbar man med Agerus lokalt?

– Agerus-metoden ger grunden och förklarar på hur det är tänkt med dialogen och bildbytet. Sedan finns det olika sätt som chefer använder sig av vad gäller både koncept och verktyg. Vi har en chef som använder sig av verben vill, vet, kan, får och bör på ett spännande sätt. Då de har ett konkret uppdrag använder hon sig av verben och dess innehåll utan att mäta. I stället möts medarbetarna i dialoger och använder kunskapen om vilka områden som måste vara uppfyllda för att de ska lyckas med sin uppgift.

Ett annat exempel är hemvården där systemet används tillsammans med facket för att skapa pulsmätningar där man vill vara närmare och tätare med sina medarbetare. I grunden finns hela tiden betoningen av dialogen. Hur man sedan har tagit till sig och använder tar sig olika uttryck och det tycker jag är väldigt spännande.

– Vi uppmuntrar också till att jobba verksamhetsnära där du befinner dig. Inte jämföra med andra enheter. Kanske inte ens jämföra med ditt gamla resultat från förra året. En mätning är en färskvara och vi vet hur mycket förändringar i en grupp ändå påverkar utfallet i mätningarna. Man bör i stället jobba utifrån den situation där man befinner sig.

Har ni uppnått det ni ville med att jobba med Agerus?

– Svårt att svara på. Vi är en stor och komplex organisation som bara hållit på i knappa två år. Men vad vi får till oss är en stor lättnad hos cheferna att det inte längre är så att allt ansvar efter en mätning ligger på dem.  Med Agerus-metoden ser vi att man samverkar och äger ansvaret att jobba tillsammans med resultatet av mätningarna. Det är fantastiskt att alla numera känner ett gemensamt ansvar.