Finns hemligheten i samtalet?

Tänk om chefers dröm om den enkla och praktiska metoden för ökad effektivitet ligger närmare än man tror? Ja mitt framför ögonen, gratis och är en del av den mänskliga naturen. Så enkel och naturlig att man inte ser den eller inte tror att det kan vara just så enkelt.

Anders Nordmark, Senior Partner, Agerus

Anders Nordmark, Senior Partner, Agerus

Alla söker metod för ökad effektivitet – 104 miljoner träffar

Jag googlar begreppet ”Management Theories” (Ledarskapsteorier) och får ca 104 miljoner träffar! Det säger rätt mycket om utbudet av lösningar för effektivare organisationer och verksamheter. Det säger även en hel del om den stora efterfrågan och behovet av detta.

Jag funderar över alla ledningsgruppers behov, och samtidigt management-konsultens våta dröm, att hitta en fungerande och enkel modell och metod som en gång för alla överbryggar gapet mellan nuläge och ett önskat mer effektivare läge. Där man enklare når sina uppsatta mål och som även minimerar risken för problem som bromsar organisationens verksamhet.

Så här långt i mina funderingar slås jag av att det liksom byggts upp en konflikt mellan begrepp såsom effektivitet och produktivitet å ena sidan och mer mänskliga begrepp såsom trygghet och engagemang å andra sidan.

Där de första mer ”hårda” begreppen får betydelsen verkliga och objektiva medan de mänskliga begreppen beskrivs som ”mjuka” i betydelse veka och subjektiva. Jag tänker bara på uttrycket ”Den mänskliga faktorn”. Hur många av oss tolkar det som en positiv faktor? Men det har ju faktiskt visat sig att den mänskliga faktorn kanske är en framgångsfaktor. Till och med när det gäller effektivitet.

Google fann hemligheten i samtalet

Drömmen om att hitta lösningen bakom effektiva ”dreamteam” har även Google själva som arbetsorganisation närt. I sin stora och mångåriga studie för att finna hemligheten bakom produktiva och framgångsrika team har de kartlagt en mängd aspekter bland sina medarbetare*. Man intervjuade hundratals medarbetare i flera olika länder och undersökte allt från de anställdas liv till chefers egenskaper.

Men tyvärr, inga tydliga svar på varför vissa team var effektivare och mer innovativa än andra hittades. Inte förrän man undersökte all insamlad data utifrån hur man samtalade på jobbet!

Då framstod två tydliga faktorer:

den sociala tryggheten
det vardagliga samtalet

De team som var mest produktiva, mest lönsamma och mest framgångsrika utmärktes av en tydlig empati i gruppen, dvs att var och en vågade öppna sig och visa sina känslor utan risk att bli förlöjligad eller bortstött.

Samt att deras vardagliga samtal utmärktes av att var och en fick prata i lugn och ro utan risk för att bli avbruten.  ”Om endast en pratade, eller om alla pratade samtidigt, minskade genast den ’kollektiva intelligensen’” säger Anita Woodley, medförfattare till studien.

Om detta är sant, vilket jag inte betvivlar, så är ju de ”mjuka frågorna” i allra högsta grad hårdvara i jakten på ökad effektivitet!

*Chef Google People Analytics Division: Abeer Dudley och Forskningsledare: Julia Rozowsky

Har vi glömt bort hur man lyssnar?

Min reflektion blir att det kanske är förmågan att lyssna som glömts bort? Kommunikation är ju ett välkänt begrepp inom ”management development” och otaliga är de ledarutbildningar som tränat chefer i både retorik och mediaträning – dvs att kunna tala för sig och uttrycka sig tydligt. Men samtalet är ju till för att skapa en gemensam förståelse och frigöra innovationskraft. Detta sker genom utbytet av olika perspektiv, olika erfarenheter och olika kompetenser. Och för att skapa en gemensam bild av uppdraget, problemet och lösningarna genom samtalet måste alla få, kunna och våga delta. Och det krävs att man har förmågan till att lyssna aktivt.

Just detta att kunna vara tyst och lyssna på en annan människa utan att avbryta beskriver många chefer som det absolut svåraste i ett samtal. Är vi är så invanda vid åsikten att chefen förväntas vara aktiv och ge svar och lösningar att vi tappat förmågan att lyssna? Att lyssna aktivt är ju att försöka förstå vad en annan person menar, inte att tvinga sig att vänta på sin tur för att få in en replik eller ett motargument.

Att det samtidigt är vanligt att medarbetare känner sig osäkra och otrygga i ett samtal gör nog också att man hellre pratar med en kollega i korridoren efter mötet än när samtalet pågick.

Jag ringer en vän

Så långt i mina funderingar kommer jag fram till att det både verkar finns en obändig kraft som kan frigöras genom det goda samtalet på jobbet och som leder till ökad effektivitet, samtidigt som det finns ett antal utmaningar för att få till just detta goda samtal i vardagen.

Jag ringer en vän, tidigare kollega och expert på området nämligen Peter Munck af Rosenschöld, VD på Sveriges Företagshälsor:

Peter Munck af Rosenschöld, VD, Sveriges Företagshälsor

Peter, vad tänker du om det goda samtalet på arbetsplatsen? Är det så viktigt som jag anar och tror efter mina funderingar?

”Anders, jag är helt övertygad om att samtalet mellan människor på jobbet är själva grunden i den goda arbetsmiljön. Men inte bara för arbetsmiljön utan det är faktiskt också en förutsättning för att kunna prestera väl tillsammans och att göra det långsiktigt.”

Vad händer om vi får till samtalet i vardagen på arbetsplatserna?

”Min tro är att de miljöer där det goda samtalet finns inte ”bara” genererar prestation och effektivitet utan också hälsa. Precis som i studien som du hänvisar till.”

Vad händer om vi inte får till de goda samtalen då

”Det finns många studier som visar på att detta med bl.a. otrygghet, som inte minst tar sig i uttryck att ”samtalen tystnar” på jobbet, hänger ihop med ohälsa och sjukfrånvaro. Utan samtalet så finns det heller inga möjligheter att vare sig förebygga risker i arbetsmiljön eller hjälpa någon tillbaka till arbete efter ohälsa.”

Vad tänker du mer om betydelsen av samtalet på arbetsplatsen och att lyssna på varandra?

”Om man inte talar med varandra, hur ska man då veta vad man ska prestera och när? Där det goda samtalet finns, finns också den goda relationen, och i den finns både tiden för samtal, och den trygghet som motverkar negativa konsekvenser av hierarkier och makt.”

Så du delar mina funderingar då? Att genom att samtala och framför allt genom att lära oss att fråga och lyssna på varandra så frigör vi kraft till ökad effektivitet i arbetet?

”Absolut, i de organisationer och arbetsgrupper som jag ser att samtalet fungerar bra, där ser jag också framgång!”

Okej! Tack för samtalet Peter! Nu kör vi!

Anders Nordmark

Senior Partner på Agerus

Ingenjör, Teolog samt Konsult inom Ledarskaps- och Verksamhetsutveckling

Dialog – Ska det vara så svårt?

En fungerande dialog är en av de viktigaste byggstenarna för en hållbar prestation och god hälsa.
Agerus erbjuder nu en dags utbildning i Dialogkompetens