En liten ”sommarberättelse”

En organisation med problem

Så här mitt i sommaren kan det kanske vara på sin plats med en liten sommarberättelse. En berättelse ur verkligheten. Ur tre olika perspektiv. En berättelse som många troligtvis kan känna igen sig i. Och en inte helt positiv upplevelse. Flera skulle kanske konstatera att så ser arbetslivet ut i dag. Men situationen är långt ifrån hopplös. När du läser, ser du vad som är lösningen? För den finns ju faktiskt. Och är enklare än man kanske kan tro.

I ledningsgruppen:

Atmosfären i ledningsgruppen är spänd. Något extra ligger i luften. Alla sneglar förväntansfullt på VDn. Alla vet att något extra måste göras. Siffrorna pekar nedåt för tredje kvartalet i rad. Produktiviteten, lönsamheten och till och med kundernas nöjdhet ger vika.

Det är inte alls bra, det inser alla.

Ingen vill heller bli uthängd som den chef som ansvarar för ”problemavdelningen”.
Vart enda ord som sägs i mötet är fyllt med stort allvar.
”Vi måste få fart i…”  och ”Om vi inte vänder siffrorna detta kvartal så…”

Någon ställer enstaka fråga av mer teknisk karaktär medan VD visar de senaste siffrorna på väggen. Några förstår kanske inte alla siffrorna i rapporteringen men ingen kommer sig för att fråga – man vill ju inte uppfattas som dum.

Det som skapar hopp och framtidstro är den nya tekniska lösningen som nu äntligen ”rullas ut”. Möjligtvis lite för tidigt med tanke på alla de buggar som det rapporterats om men det går inte att vänta längre. Förseningen har varit alltför stor. Nya plattformen kommer inte bara att ge ledningen bättre underlag att styra verksamheten, utan medarbetarna kommer även att ha bra stöd för att utföra sina arbeten. ”Det är verkligen på tiden och det kommer ju att bli jättebra”, avslutar VD och lägger till med positiv röst: ”Nu har vi faktiskt samma tekniska plattform som vår största konkurrent”.

En av cheferna i ledningen känner sig tvehågsen och lite ångerfull efter mötet. Han borde kanske ha tagit upp den där oron och synpunkterna som kommit ifrån organisationen med anledning av buggarna i systemet? Men det ska nog bli bra ändå. Det är ju verkligen inte kul att behöva komma med negativa saker i ett ledningsmöte som ändå slutade i så positiv anda. Alla såna här projekt gnisslar ju ändå i början. Dessutom är det ju hans kollega som är den som oftast pratat om problemen i fikarummet och den chefen sa ju faktiskt inget alls om detta på mötet.

I arbetsgruppen – Arbetsledaren:

Måndagens morgonmöte är segt. Flera har sjukanmält sig. Detta har ställt till det i planeringen. Arbetsledaren försöker att lösa problemet genom att be några att jobba dubbla pass. Oviljan är stor och ljudliga suckar hörs. Någon viskar halvhögt, ”Med den snåla bemanningen som vi har numera så kommer vi alltid att ha såna här problem.”

Arbetsledaren låtsas inte höra utan tänker på de strikta order som gått ut från ledningen. ”Era produktivitetstal ligger under snittet i regionen och ni har högre personalkostnader. Detta håller inte, ni måste agera.”

Några börjar att prata om att de har andra saker att klara av under dagen också. Men ”privata” ärenden måste dom väl fatta att man ska ta på fritiden! ..tänker arbetsledaren och frågar med lite otålig röst efter gruppens förslag på hur man ska klara av dagen. Tystnaden är kompakt. Mötet avslutas med att Arbetsledaren pekar ut några av medarbetarna som måste köra dubbla pass.

Det är ändå tur att det finns några medarbetare som är mer lojala än andra och inte säger nej till att ta i lite extra.

Mötet avslutas med att påminna om att nu verkligen komma ihåg att det nya verktyget ska användas fullt ut. Mumlet i gruppen övergår i högljudda protester och någon utbrister: ”- Den där skiten funkar ju inte som lovat!”
Arbetsledaren upprepar samma sak som flera gånger tidigare: ”Det är klart att vi får räkna med lite inkörningsproblem i början. Men rapportera in brister så kommer systemet att uppdateras vartefter. Kom igen nu kör vi!”

När mötet är slut tänker Arbetsledaren ett ögonblick på ledarkursens tema förra månaden – att motivera medarbetarna till ökad arbetsglädje. Jo, det låter nog bra i teorin men det funkar inte alltid i verkligheten.

I Arbetsgruppen – Medarbetaren:

Han har sovit dåligt och är trött. Senaste tidens hårdare arbetstempo blandat med den irriterade stämningen på jobbet börjar gå ut över sömnen.

En gång i tiden älskade han sitt arbete men nu börjar han oftare fundera på om det ändå inte är dags att byta jobb? Fast ändå, jobbet är fortfarande rätt stimulerande. Han gillar att lösa problem för kunden och göra dem extra nöjda. Speciellt häftigt är det när man lyckas vända en missnöjd och irriterad kund till att plötsligt börja prata gott om företaget. Då känner man verkligen att man gjort nytta. Men såna saker som vi servade kunden med förr har väl ledningen sagt att vi inte ska göra längre? Det gör inte konkurrenterna heller har det visst sagts, för så ser branschen ut idag men ofta känner sig många väldigt osäkra på vad som egentligen gäller numera.

Och sen alla dessa nya rutiner! Riktigt jobbigt har det blivit med den där nya tekniska lösningen också. Man trodde ju faktiskt på det som sades i början – att allt skulle bli enklare. Men det har ju faktiskt blivit sämre! Det går ju så trögt så att allt tar längre tid och vissa självklara funktioner fungerar helt enkelt inte, så då får man göra det för hand ändå. Dubbeljobb!

Medarbetaren rycks ur sina tankar när arbetsledaren pekar på honom och säger att han får köra dubbelt pass idag. ”Va!? Men jag ska ju på läkarbesöket idag kl. 16.00, det har jag ju meddelat sen länge!” Arbetsledaren ber honom att boka om det. Detta är sämsta dagen för sånt.

Medarbetaren går ut från måndagsmötet med handen hårt knuten i byxfickan och med ilskan bubblande inom sig. Med den känslan går han ut för att möta dagens första kund…

Ser du problemet? Ser du lösningen?

– Att byta ut cheferna? Att skicka dem på fler utbildningar?

– Att byta ut medarbetare? Att kompetensutveckla dem?

Säkert kan någon av dessa lösningar vara på sin plats ibland, men den genomgripande lösningen på ovanstående stavas kommunikation. Och med det menar jag inte mer genomarbetade affärsplaner, policys och processer (även om det också är viktigt) utan ett vardagligt samtal mellan människorna i organisationen

– En kommunikation där man är uppriktigt intresserad av hur ens kollegor uppfattar verkligheten.

– En kommunikation som bygger på trygghet och transparens där alla har möjlighet att säga vad man upplever som viktigt.

– En kommunikation som utgår från det gemensamma uppdraget och allas olika förutsättningar att klara sina arbetsuppgifter.

Organisationer där man ser varann som fiender får ofta stora problem – och den första som känner av detta är kunden – men en organisation där alla människor ärligt, och systematiskt i vardagen, lyckas kommunicera kring uppdrag och förutsättningar bygger en hållbar kultur till nytta för både människor och organisation. Den första som känner av detta är kunden.

Anders Nordmark
Senior Partner
Agerus

Anders Nordmark, Senior Partner, Agerus

Anders Nordmark

Anders Nordmark är Senior Partner på Agerus. Anders har en bred och djup erfarenhet av att stödja Agerus kunder att utveckla sin organisation utifrån Agerus forskning, metod och verktyg.
Anders har en bakgrund som teolog och ingenjör. Förutom att ha jobbat som präst har Anders framför allt utbildat tusentals chefer i ledarskap.
Under ca 10 år var han ledarskapsutbildare på Ica-skolan samt även ansvarig för ledarutveckling inom Ica-koncernen.
Anders har skrivit boken ”Från individ till lönsam affär” tillsammans med Fil.dr. Pär Pettersson och Professor Ingemar Torbiörn

Tips

Organisationsanalys

Anders Nordmark är en av de Agerus-experter som kan genomföra en organisationsanalys på din enhet.

Prestationscoach

Eller varför inte anlita Anders eller någon av hans kollegor som din egen prestationscoach