BRIS utvecklar sin organisation med Agerus verktyg

– I torsdags var barn-, äldre-  och jämställdhetsminister Åsa Regnér här och invigde våra nya lokaler vid Globen, berättar Ulrika Eriksson, enhetschef för stöd till barn, ungdomar och vuxna. Hon och Marie Sohlberg, HR-chef, är de två som implementerat Agerus verktyg på Bris.

– Bris har så hög trovärdighet att många tror att vi är en myndighet. Jag ansvarar för kuratorerna, vår viktigaste funktion och kärnverksamhet. Vår verksamhet är igång alla dagar året runt och vi är tillgängliga via telefon, chatt och mejl, säger Ulrika vidare.

Bris är den enda hjälplinjen som utifrån barnrätten tar emot samtal från hela Sverige. Deras socionomer har specialistkunskap i att hjälpa barn i kris och att stödja och vägleda föräldrar. Dessutom är Bris remissinstans i barnrättsfrågor, bildar opinion utifrån FN:s barnkonvention och samarbetar med olika organisationer och myndigheter.

Insamlingsarbetet är en annan viktig del av Bris verksamhet. Här arbetar säljare, projektledare och affärsutvecklare som på olika sätt ska säkerställa de 93 procent av budgeten som de statliga bidragen inte täcker. Förutom att nå privata givare handlar det om att få sponsorer, att söka medel från stiftelser, fonder och offentliga bidragsgivare.

– I en organisation som vår är det viktigt att vara tydlig utåt med vilka vi är och vad vi gör. Utmaningen är sedan att få organisationen att säga samma sak, trots att vi gör olika saker internt. Jag tycker att vi har kommit långt i det arbetet, menar Ulrika.

Hur används Agerus i Bris förbättringsarbete?

– Det primära är att få våra fyra enheter att röra sig framåt och ”byta bilder” med varandra om mål och verksamheten, under organiserade former, säger Marie Sohlberg.

– Alla grupper arbetar tillsammans med sitt resultat av Agerus undersökning. Cheferna har tagit ett steg tillbaka och coachar istället. Sen har vi skapat en arbetsgrupp som samlar gruppernas resultat och gör en gemensam handlingsplan, berättar Ulrika

bris-kuratorer

Hur har detta skilt sig från tidigare arbetssätt?

– Främst i att arbetet med Agerus är en så öppen process, vilket skapat skräckblandad förtjusning. Många är vana vid färdiga lösningar, men i vår process har grupperna fått välja egna arbetssätt. En grupp har valt ett omfattande arbete med konkreta förslag till åtgärder. Andra grupper har ägnat sig mer åt diskussioner, säger Ulrika.

Att förankra arbetssättet innan start var viktigt. Akademikerförbundet och Unionen var involverade från ett tidigt stadium och ”testade” undersökningen. Samma sak fick även de olika cheferna på Bris göra. Först därefter gick den ut till medarbetarna.

Hur lång tid har arbetet tagit efter förankringen?

– Starten gick i oktober. Först förberedde vi alla på vad vi skulle göra, berättade om forskningen bakom Agerus modell samt gick igenom var och ens uppdrag, utifrån verksamhetsplanen och strategin. Det var viktigt att markera att detta inte bara handlade om trivseln på arbetsplatsen, säger Ulrika.

– Efter undersökningen gick vi igenom resultatet på enhetsnivå. Kuratorsenheten valde en ganska fri form. Resultatet på gruppnivå, kontra hela Bris sattes upp på väggarna för diskussion. Det togs emot väldigt engagerat, ”oj vad betyder det här?”. Kuratorerna är redan en väldigt analyserande organisation, trots det blev det spännande och roligt att stanna upp, blicka in på sig själva och relatera till resten av Bris, förklarar Ulrika.

Var står ni nu?

Nu har vi förslag på aktiviteter och handlingsplaner och redan nästa vecka sätter den nya kanslichefen igång med att driva det arbetet vidare. Då får vi se hur mycket mer arbete som behöver läggas ner i de olika enheterna och vad vi behöver göra tillsammans, säger Ulrika.

Vad kan det nya arbetssättet betyda på sikt?

– Dels kan det leda till en ökad öppenhet och dialog om frågor som varit stängda tidigare, våra slutna rum i organisationen. Agerus ger oss ett konkret verktyg för detta som fungerar över enhetsgränserna, där vi också kan se hur olika vi är. Dels gör det här arbetssättet tydligt vad vi kan och inte kan påverka inom organisationen, menar Ulrika.

Vilka råd ger ni andra som överväger att arbeta med Agerus verktyg?

– Var noga med syftet och målet innan ni kör igång. Ett arbetsliv ska rymma så mycket och medarbetarundersökningar blir lätt något som man knökar in och inte följer upp, säger Ulrika.

– Förarbetet innan är viktigt. Förklara vad som ska ske och hur Agerus arbetssätt skiljer sig från andra undersökningar, fortsätter Ulrika. En del tänker att det här blir ett tillfälle att skjuta ifrån sig problem, när det i själva verket är tvärtom. Det är också viktigt att ha någon som driver arbetet och ger stöd till cheferna under processen.

– Det är också bra att luta sig mot den forskning om hur människor och organisationer fungerar som Agerus bygger på, menar Marie. Då blir det lättare att prata om det känsliga.

Innan vi lämnar Bris får vi byta några ord med Henrik Gustafsson, innesäljare på insamlingsenheten, om hur han uppfattar processen med Agerus.

– För oss har det varit mycket positivt, det kan jag säga. När vi svarat på undersökningen tog en kollega med bakgrund i skolvärlden ansvaret för att leda processen. Hon ledde en workshop där vi satte upp resultatet på väggen inför hela gruppen. Sen ställde vi oss nya frågor – vad är problemet i dag, hur vill jag att det ska vara om ett år? Efter ett tag lyftes horisonten och det blev allt positivare diskussioner eftersom vi tittade framåt. Vi pratade om den nya ledningen, andra enheter, medlemmar, givare och storsponsorer, ledningsgruppen, ja allt. Slutligen använde vi röda prickar för att rösta på åtgärder, förklarar Henrik.

– Det var bra att det inte var någon expertgrupp som berättade för oss vad vi skulle göra. Lika positivt var att Bris gav oss utrymme att göra detta ordentligt. För mig har det varit en positiv injektion även i privatlivet, jag tänker mer på framtiden nu och det vet jag att även andra gör. Det var också bra att det var någon annan än cheferna som höll i processen på vår enhet, fokus lades mer på det egna, individuella och enhetens ansvar, inte bara på chefens. Nu är målet att vi ska få bättre resultat i nästa undersökning, vi har satt höga mål – vi ska vara den bästa enheten på Bris!, säger Henrik.

Vi på Agerus tycker att BRIS arbete är viktigt och fyller en stor funktion i samhället. Vi stöttar BRIS med fri tillgång till Agerus Worklife.

Agerus i praktiken

Läs mer om Agerus forskning och utvecklingsprocess
I boken Från individ till lönsam affär presenteras Agerus forskning och en praktisk modell som med fokus på individens behov leder till ökad effektivitet och lönsamhet. Beställ boken här »

Kostnadsfritt webbmöte
Boka in dig på ett kostnadsfritt webbmöte med Agerus där vi berättar om vårt webbverktyg och den vetenskapliga metod som det bygger på. Verktyget underlättar ditt interna förbättringsarbete mot en hållbar prestationskultur. Boka in ett möte här »